Mikä on paras laskutusohjelma pienyrittäjälle?

Käy läpi näitä kysymyksiä ennen kuin alat vertailla vaihtoehtoja:

• Riittääkö sinulle peruslasku, vai tarvitsetko myös tarjouksia ja tilausvahvistuksia? Osa yrityksistä laskuttaa suoraan, toiset lähettävät ensin tarjouksen, joka muuttuu tilaukseksi ja lopulta laskuksi. Jos myyt esimerkiksi rakennus- tai asennuspalveluita, tarjousvaihe on usein välttämätön osa prosessia.
• Laskutatko samoja asiakkaita toistuvasti? Sopimusasiakkaille, kuten kuukausiveloitteisille palveluille tai vuokralle, toistuvaislaskutus (laskun automaattinen luonti ja lähetys tietyin väliajoin) säästää merkittävästi aikaa verrattuna siihen, että jokainen lasku tehdään käsin uudelleen.
• Laskutatko yrityksiä, kuluttajia, vai molempia? Yritysten välillä verkkolasku on käytännössä vakiotapa, mutta kuluttaja-asiakkaille lähetetään joko kuluttajan e-lasku (jonka kuluttaja aktivoi omassa verkkopankissaan) tai perinteinen sähköposti- tai paperilasku. Jos laskutat kuluttajia, tarkista, tukeeko ohjelmisto kuluttajan e-laskua.
• Kuinka monta laskua lähetät kuukaudessa? Tämä vaikuttaa suoraan siihen, kannattaako valita kevyt vai laajempi ohjelmisto, ja se kannattaa tietää etukäteen mahdollisimman tarkasti. Esimerkiksi alle kymmenen laskun kuukausivauhdilla kevyt perusohjelmisto riittää usein hyvin, kun taas kymmenien tai satojen laskujen volyymi puoltaa laajempaa, automatisoitua ohjelmistoa.
• Tarvitsetko rahat tilille heti, vai voitko odottaa normaalin maksuajan? Jos kassavirran nopeus on kriittistä, factoring eli laskusaatavien rahoitus voi olla tarpeen: laskun summa maksetaan sinulle heti lähetyksen jälkeen, ja rahoitusyhtiö hoitaa varsinaisen perinnän asiakkaalta. Kaikki ohjelmistot eivät tarjoa tätä suoraan, joten jos tämä on sinulle tärkeää, tarkista se etukäteen.

Vertaa pelkän laskutusohjelman hintaa myös laajempaan taloushallinto-ohjelmistoon. Pelkkä laskutusohjelma voi kaikkine kuukausi- ja tapahtumamaksuineen olla yllättävän kallis. Lähes samalla hinnalla voit saada käyttöösi kokonaisen taloushallinto-ohjelmiston, johon kuuluvat laskutuksen lisäksi esimerkiksi ostolaskut, kuitit, pankkiyhteys ja kirjanpito. Siksi vertailussa kannattaa tarkistaa hinnan lisäksi, mitä kaikkea ohjelmistoon sisältyy ja mistä toiminnoista veloitetaan erikseen.

Kaikki ohjelmistot eivät tue samoja lähetystapoja, ja tämä voi tulla yllätyksenä vasta siinä vaiheessa, kun asiakas pyytää tiettyä toimitustapaa:

• Verkkolasku. Yritysten välisessä laskutuksessa tämä on käytännössä vakiotapa, ja moni suurempi yritysasiakas ei enää hyväksy muuta.
• Sähköpostilasku. Toimii hyvin pienemmille yrityksille ja yksityishenkilöille, joilla ei ole verkkolaskuosoitetta. Huomaa kuitenkin, että sähköpostilaskua ei lasketa verkkolaskulain mukaiseksi sähköiseksi laskuksi, vaikka se saapuukin asiakkaalle sähköisessä muodossa. Jos asiakas vaatii nimenomaan verkkolaskun, sähköpostilasku ei täytä sitä vaatimusta.
• Kuluttajan e-lasku. Eri asia kuin yritysten verkkolasku. Kuluttaja aktivoi tämän itse omassa verkkopankissaan, ja lasku ilmestyy suoraan sinne maksettavaksi.
• Kirjelasku. Yhä tarpeellinen, jos osa asiakkaista ei käytä sähköisiä kanavia lainkaan. Tätä varten ei tarvitse aina omaa tulostinta tai käyntiä postissa: ohjelmisto voi lähettää laskun tulostuspalvelun kautta, joka tulostaa ja postittaa kirjeen puolestasi, missä tahansa itse sillä hetkellä olet.

Pelkkä laskun tekeminen on vain yksi osa laskutuksen kokonaisuutta. Näihin kannattaa kiinnittää huomiota:

Automaattinen reskontra. Hyvä ohjelmisto merkitsee laskun maksetuksi automaattisesti, kun maksu saapuu tilille, eikä sinun tarvitse itse käydä tarkistamassa tiliotetta ja täsmäyttämässä laskuja käsin.

Maksumuistutukset ilman erillistä muistamista. Kun asiakas ei maksa ajallaan, ohjelmisto voi lähettää muistutuksen automaattisesti aikataulun mukaan, jolloin sinun ei tarvitse itse muistaa tai jaksaa kysellä perään.

Mahdollisuus ulkoistaa perintä, jos muistutus ei riitä. Osa ohjelmistoista tarjoaa suoran yhteyden perintäpalveluun, jolloin koko prosessi muistutuksesta perintään voidaan hoitaa ilman, että sinun tarvitsee itse ottaa yhteyttä erilliseen toimijaan.

Mobiilikäyttö. Laskun tekeminen ja lähettäminen suoraan puhelimella on arjessa usein tärkeämpää kuin moni tulee ajatelleeksi etukäteen. Jos teet töitä kentällä ja laskutat usein paikan päällä, esimerkiksi työn valmistuttua asiakkaan luona, mobiilisovellus ei ole vain mukava lisä vaan käytännössä edellytys sujuvalle laskutukselle.

Asiakas- ja tuoterekisterit. Kun asiakastiedot tallentuvat automaattisesti ensimmäisen laskun yhteydessä, seuraavan laskun tekeminen samalle asiakkaalle on nopeampaa. Sama pätee tuoterekisteriin: kun usein laskutettavat tuotteet tai palvelut ovat valmiina järjestelmässä hintoineen, niitä ei tarvitse kirjoittaa joka kerta uudelleen, vaan ne valitaan suoraan listalta.

Asiakastietojen automaattinen haku. Kun syötät pelkän Y-tunnuksen, ohjelmisto voi hakea yrityksen viralliset tiedot suoraan rekisteristä, jolloin nimeä, osoitetta tai muita perustietoja ei tarvitse kirjoittaa käsin eikä niissä synny kirjoitusvirheitä. Osa ohjelmistoista hakee myös vastaanottajan verkkolaskuosoitteen automaattisesti TIEKE:n reskontrasta, jolloin verkkolaskun lähetys onnistuu heti ilman erillistä selvittelyä.

Laskun tilan seuranta. Näetkö suoraan ohjelmistosta, onko lasku lähetetty, toimitettu, avattu vai jo maksettu? Tämä auttaa arvioimaan, kannattaako olla yhteydessä asiakkaaseen jo ennen eräpäivää, esimerkiksi jos lasku ei näytä vielä avatulta.

Merkurilla voit lähettää laskun asiakkaalle muutamassa minuutissa, joko verkkolaskuna, sähköpostilla tai kirjeenä sen mukaan, mikä sopii kullekin asiakkaalle parhaiten.

Kun lisäät asiakkaan Y-tunnuksella, Merkuri hakee yrityksen tiedot automaattisesti PRH:n rekisteristä, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä itse. Myös tuote- ja asiakasrekisterit ovat käytössäsi, joten usein laskutettavat tuotteet tai palvelut sekä asiakkaat löytyvät valmiina listalta ilman että niitä tarvitsee kirjoittaa joka kerta uudelleen.

Reskontra päivittyy automaattisesti, kun asiakas maksaa laskun, joten näet suoraan, mitkä laskut on lähetetty ja mitkä maksettu. Jos lasku jää maksamatta ajallaan, Merkurista voit hoitaa muistutuksen ja tarvittaessa perinnän, jotta rahat löytävät tiensä tilillesi ilman että sinun tarvitsee itse jahdata maksuja. Koko laskutus toimii yhtä sujuvasti puhelimella kuin tietokoneella, joten voit hoitaa sen missä tahansa olet.

Paras laskutusohjelma ei ole se, jossa on eniten ominaisuuksia, vaan se, joka vastaa juuri sinun laskutustapaasi: kuinka usein laskutat, kenelle laskutat ja millä tavalla. Kun tiedät nämä etukäteen, vertailu muuttuu paljon helpommaksi kuin pelkkien ominaisuuslistojen selaaminen. Kun tiedät omat tarpeesi, voit kokeilla, miten Merkuri toimii juuri sinun laskutuksessasi.