Mihin rahaa kuluu yrityksessä? Näin seuraat kuluja

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kuluja kannattaa seurata, miten niiden muutoksia voi tarkastella ja miten taloushallinnon automaatio helpottaa kulujen seurantaa.

Kulujen seuranta kannattaa aloittaa siitä, että hahmottaa, mistä yrityksen menot koostuvat. Ensimmäiseksi voi katsoa yrityksen suurimpia kululajeja. Yrityksestä riippuen niitä voivat olla esimerkiksi palkat, materiaalit, alihankinta, toimitilat, markkinointi, matkakulut tai ohjelmistot.

Sen jälkeen kuluja voi tarkastella myös sen mukaan, miten ne käyttäytyvät yrityksen toiminnan muuttuessa.

Kiinteät kulut pysyvät yleensä melko samanlaisina riippumatta siitä, kuinka paljon yritys myy. Tällaisia voivat olla esimerkiksi vuokra, vakuutukset ja monet ohjelmistomaksut.

Muuttuvat kulut puolestaan kasvavat tai pienenevät toiminnan mukana. Esimerkiksi materiaalien, tuotteiden tai alihankinnan määrä voi kasvaa myynnin lisääntyessä.

Jaottelu auttaa ymmärtämään yrityksen kulurakennetta. Samalla huomaa helpommin, mitkä kulut ovat kasvaneet ja missä muutoksiin on mahdollista vaikuttaa.

Kaikkia yrityksen kuluja ei tarvitse seurata samalla tarkkuudella. Ensin kannattaa selvittää, mistä suurimmat menot muodostuvat.

Jo muutaman prosentin nousu suuressa kuluerässä voi vaikuttaa tulokseen enemmän kuin monta pientä säästöä muualla. Siksi huomio kannattaa kohdistaa ensin sinne, missä rahaa kuluu eniten.

Jos esimerkiksi materiaalit muodostavat suuren osan yrityksen kuluista, niiden hintakehitystä kannattaa seurata tarkemmin. Palveluyrityksessä taas henkilöstö- tai alihankintakulut voivat olla paljon olennaisempia.

Yhden kuukauden luvut eivät välttämättä kerro vielä kovin paljoa.  Kuluja kannattaa verrata aiempiin kuukausiin ja samaan ajankohtaan edellisenä vuonna. Yrityksissä on tyypillisesti kausivaihtelua, joten vertailu auttaa näkemään, mikä kuuluu normaaliin vaihteluun ja mikä on oikea muutos. Jos jokin kulu on noussut vähitellen usean kuukauden ajan, muutos voi muuten jäädä helposti huomaamatta.

Jos jokin kulu on kasvanut, syy kannattaa selvittää. Hinta on voinut nousta, käyttö lisääntyä tai yrityksen toiminta muuttua.

Kasvanut kulu ei tietenkään aina ole ongelma. Jos myynti on kasvanut samaan aikaan, suurempi kustannus voi olla täysin perusteltu. Siksi kulua kannattaa tarkastella suhteessa yrityksen muuhun toimintaan.

Kaikki kustannukset eivät välttämättä näy omana menoeränään. Piilokustannuksia voi syntyä esimerkiksi turhasta käsityöstä, päällekkäisistä työvaiheista, virheiden korjaamisesta tai siitä, että tietoa siirretään käsin järjestelmästä toiseen. Muista, että myös työaika maksaa. Jos jokin tehtävä vie jatkuvasti enemmän aikaa kuin pitäisi, sillä on vaikutusta yrityksen kannattavuuteen, vaikka kustannus ei näkyisi suoraan kirjanpidossa.

Piilokustannuksia etsiessä kannattaa siis katsoa eurojen lisäksi myös sitä, mihin työaikaa kuluu, Kulujen seuranta ei siis tarkoita vain kirjanpidossa näkyvien eurojen seuraamista.

Yritykselle kertyy helposti myös sellaisia kuluja, joihin ei enää arjessa kiinnitä juurikaan huomiota. Esimerkiksi erilaisia tilauksia tai lisenssejä voidaan veloittaa tililtä suoraan kuukaudesta toiseen, vaikka niitä ei enää käytettäisi. Vähän samaan tapaan kuin kuntosalijäsenyys omassa arjessa: maksu lähtee tililtä joka kuukausi, vaikka salilla olisi tullut käytyä viime kuussa vain kerran. Silloin voisi olla järkevämpää maksaa yksittäisistä käynneistä kuin pitää kuukausijäsenyyttä voimassa.

Pieni kuukausimaksu ei välttämättä tunnu merkittävältä, mutta vuoden aikana useista tällaisista palveluista voi jo kertyä huomattava summa. Käy silloin tällöin läpi toistuvat veloitukset ja tarkista, ovatko palvelut edelleen tarpeellisia ja vastaako niistä saatava hyöty niiden hintaa. Sama koskee myös esimerkiksi vakuutuksia, puhelin- ja tietoliikennekuluja sekä muita pidempään jatkuvia sopimuksia.

Ohjelmistoissa kannattaa hinnan lisäksi katsoa, mitä kuukausimaksuun sisältyy. Edulliselta näyttävään palveluun voi tulla erillisiä tapahtuma- tai lisäpalvelumaksuja. Toisessa palvelussa kuukausihinta voi olla hieman korkeampi, mutta siihen sisältyy jo enemmän yrityksen tarvitsemia toimintoja.

Liikevaihdon kasvu ei yksin kerro, miten yrityksellä menee. Jos kulut kasvavat yhtä nopeasti tai vielä nopeammin, kannattavuus voi heikentyä samaan aikaan kun myynti kasvaa.

Yksi hyödyllinen seurattava luku on käyttökate. Se kertoo, paljonko varsinaisesta liiketoiminnasta jää jäljelle toimintakulujen jälkeen ennen poistoja, rahoituseriä ja veroja.

Käyttökatteen kohdalla kannattaa seurata erityisesti kehitystä. Jos käyttökate heikkenee kuukausi toisensa jälkeen, on hyvä selvittää, onko muutos tullut myynnistä, kustannuksista vai molemmista.

Kaikki asiakkaat, palvelut tai projektit eivät välttämättä ole yritykselle yhtä kannattavia, vaikka kokonaisluvut näyttäisivätkin hyviltä.

Jos jokin asiakkuus vie jatkuvasti paljon aikaa suhteessa siihen mitä siitä laskutetaan, sitä kannattaa tarkastella vähän tarkemmin. Sama koskee palvelua, jonka tekemiseen kuluu enemmän työaikaa, materiaaleja tai muita resursseja kuin aiemmin. Tähän ei aina tarvita tarkkaa kustannuslaskentaa. Jo melko karkea vertailu laskutuksen, työmäärän ja muiden kulujen välillä voi antaa hyvän kuvan siitä, onko asiakkuus tai palvelu järkevällä tasolla. Jos huomaat, että jokin asiakas tai palvelu vie jatkuvasti enemmän kuin tuo, voi olla syytä tarkistaa hinnoittelua tai sitä, mitä palveluun tällä hetkellä sisältyy.

Pelkkä hyvä tulos ei vielä tarkoita, että rahaa olisi aina riittävästi tilillä. Yritys voi olla kannattava ja silti joutua hetkellisesti tiukkaan kassatilanteeseen. Asiakkaiden laskut voivat tulla maksuun myöhemmin kuin yrityksen omat laskut, palkat, verot tai muut menot.

Siksi kannattaa seurata myös sitä, paljonko rahaa on käytettävissä juuri nyt ja mitä maksuja on tulossa lähiaikoina. Samalla on hyvä tietää, milloin asiakkaiden laskujen pitäisi tulla maksetuiksi. Joissakin taloushallinto-ohjelmistoissa voidaan hyödyntää myös asiakkaan aiempaa maksukäyttäytymistä. Sen perusteella voidaan arvioida, maksaako asiakas laskunsa yleensä ennen eräpäivää, eräpäivänä vai vasta sen jälkeen. Tämä auttaa ennakoimaan kassatilannetta hieman tarkemmin kuin pelkästään laskujen eräpäiviä seuraamalla.

Kannattavuus ja kassavirta kertovat yrityksen taloudesta hieman eri asioita. Kassavirrasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa Miksi kassavirta ja ajantasainen talous ovat menestyksen kulmakiviä pienyritykselle?

Merkuri hakee pankkitilin tapahtumat automaattisesti, joten yrityksen rahankäyttöä voi seurata ajantasaisista tiedoista. Kuitit voi kuvata heti mobiilisovelluksella, jolloin ne tallentuvat suoraan järjestelmään käsiteltäviksi. Näin kuitteja ei tarvitse kerätä talteen myöhempää kirjaamista varten.

Merkurin tekoälyavustaja auttaa myös lukujen tulkinnassa. Se analysoi yrityksen tuloslaskelmaa ja tasetta ja kertoo niiden perusteella, miltä yrityksen taloudellinen tilanne näyttää. Yrittäjän ei siis tarvitse itse osata tulkita kaikkia kirjanpidon lukuja, vaan niiden merkityksestä saa yhteenvedon ymmärrettävässä muodossa.

Kulujen seuranta kannattaa aloittaa siitä, mistä yrityksen suurimmat menot muodostuvat. Sen jälkeen on helpompi huomata, jos jokin kulu alkaa kasvaa tai muuttuu muuten selvästi aiemmasta.

Käy välillä läpi myös toistuvat veloitukset ja sellaiset kustannukset, jotka eivät välttämättä näy suoraan omana menoeränään. Samalla kannattaa seurata kannattavuutta ja kassatilannetta, jotta yrityksen taloudesta saa mahdollisimman realistisen kuvan.

Mitä paremmin tunnet yrityksesi kulut, sitä helpompi niihin on myös vaikuttaa.