Mikä on paras kirjanpito-ohjelmisto pienyrityksille?

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä hyvältä kirjanpito-ohjelmistolta kannattaa vaatia pienyrityksessä, miten yritysmuoto vaikuttaa valintaan, ja mihin sopimusehtoihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Ennen kuin vertailet ohjelmistoja keskenään, kannattaa käydä läpi oma tilanne. Lähes jokainen yritys tarvitsee tai hyötyy kuittien käsittelystä ja ostolaskujen sähköisestä vastaanotosta, ja useat tarvitsevat myös laskutusominaisuuden. Näiden lisäksi kannattaa miettää, käytätkö ohjelmaa yksin vai yhdessä kirjanpitäjän kanssa, sekä kuinka paljon lähetät myyntilaskuja ja vastaanotat ostolaskuja kuukaudessa, sillä juuri nämä määrät vaikuttavat usein hintaan enemmän kuin mikään muu yksittäinen asia. Kun tämä perustilanne on selvillä, seuraavat kriteerit auttavat vertailemaan vaihtoehtoja keskenään. Sopiva pienyrityksen kirjanpito-ohjelmisto määräytyy ennen kaikkea sen perusteella, mitä yrittäjä ja kirjanpitäjä tekevät ohjelmistossa kuukausittain.

Pienyrityksen kirjanpito-ohjelmistossa käyttäjä on usein yrittäjä itse, ei kirjanpidon ammattilainen. Sen takia ohjelmiston tärkein ominaisuus ei ole laajuus, vaan selkeys. Hyvä ohjelmisto myös motivoi tekemään asiat ajallaan, mikä on monelle yrittäjälle aidosti vaikea kohta: kuittien kuvaaminen tai laskun lähettäminen jää helposti "myöhemmin hoidettavaksi", kun se tuntuu vaivalloiselta. Kun ohjelmisto tekee näistä nopeita ja miellyttäviä toimenpiteitä, into tehdä ne heti kasvaa itsestään, eikä niitä tarvitse pakottaa itseään tekemään.

Silti kannattaa huomioida, että myös kirjanpitäjän pitää pystyä tekemään työnsä sujuvasti, esimerkiksi jaksotusten tai muiden ammattilaista vaativien toimenpiteiden osalta. Tätä kannattaa käydä läpi kirjanpitäjän kanssa ennen valintaa, jotta ohjelmisto sopii molempien arkeen.

Helppo laskutus. Laskutuksen hoitaa käytännössä useimmiten yrittäjä itse, ei kirjanpitäjä, joten laskutuksen on oltava helppokäyttöinen ja vastattava yrityksen tarpeita. Laskutus voi tarkoittaa hyvin erilaisia asioita riippuen yrityksestä: yhdelle riittää peruslasku, toinen tarvitsee tarjouksia, tilauksia tai toistuvaislaskutusta sopimusasiakkaille. Hyvä ohjelmisto myös seuraa reskontraa automaattisesti, eli merkitsee maksetut laskut maksetuiksi ja nostaa avoimet saatavat esiin ilman, että yrittäjän tarvitsee tarkistaa tilannetta manuaalisesti. Toimiva mobiilikäyttö vapauttaa lisäksi laskutuksen ja kuittien kuvaamisen toimiston ulkopuolelle, jolloin arjen taloushallinto hoituu siinä missä muukin työ liikkeellä ollessa.

Selkeä kuluseuranta. Yrittäjän on nähtävä yhdellä vilkaisulla, mihin raha menee ja mitä on tulossa sisään. Tämä on eri asia kuin kirjanpito: kirjanpito kertoo, mitä on jo tapahtunut, kun taas ajantasainen kassavirta näyttää, paljonko rahaa on juuri nyt käytettävissä ja milloin seuraavat laskut erääntyvät. Aiheesta kerrotaan tarkemmin blogikirjoituksessa Kassavirta kertoo, mitä yrityksessä tapahtuu juuri nyt.

Ei erillistä aineiston kasaamista. Perinteisessä kirjanpidossa yrittäjä joutuu kokoamaan kuitit ja tositteet erikseen kuukauden lopussa. Kun järjestelmä hakee pankkitapahtumat automaattisesti ja toimii ajantasaisesti, aineisto pysyy koko ajan valmiina, eikä erillistä kasaamista tarvita.

Yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Vaikka ohjelmisto on suunniteltu yrittäjälle, kirjanpitäjän on pystyttävä käyttämään samaa aineistoa tehokkaasti. Kun molemmat näkevät saman, ajantasaisen tilanteen, väärinkäsitykset vähenevät ja kirjanpito valmistuu nopeammin, mikä usein näkyy myös kirjanpitäjän laskussa.

Viranomaisilmoitukset, kuten alv-ilmoitukset, voidaan lähettää suoraan ohjelmistosta Verohallinnolle, kun ohjelmistolla on suora yhteys verottajaan. Tämä vähentää sekä työmäärää että inhimillisen virheen riskiä määräaikojen kanssa, kun tietoja ei tarvitse siirtää käsin järjestelmästä toiseen.

Automatisoitu kirjanpito-ohjelma pienyritykselle säästää aikaa vähentämällä manuaalisen työn määrää. Sen sijaan, että kuvittelisit tämän abstraktina hyötynä, katso, mitä se tarkoittaa käytännössä:

• Pankkitilitapahtumat tuodaan ja tiliöidään automaattisesti, jolloin sinun ei tarvitse syöttää niitä käsin tai odottaa kirjanpitäjän tekevän sitä kuukauden lopussa.
• Kuitit tunnistetaan automaattisesti, kun kuvaat ne suoraan mobiilisovelluksella, eikä niitä tarvitse enää säilyttää lompakossa tai järjestellä erikseen myöhemmin.
• Laskut merkitään maksetuiksi automaattisesti, kun asiakas maksaa ne, joten sinun ei tarvitse itse tarkistaa tiliotetta ja kuitata laskuja käsin yksi kerrallaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että tunnit, jotka olisit muuten käyttänyt kuittien järjestelyyn tai tietojen syöttämiseen, jäävät vapaaksi liiketoiminnan kehittämiseen.

Toiminimi ja osakeyhtiö tarvitsevat kirjanpito-ohjelmistolta eri asioita, ja tämä kannattaa tiedostaa ennen vertailua.

Toiminimen kirjanpito voi olla yksinkertaisempaa, joten tärkeintä on helppokäyttöisyys ja nopeus arjen tapahtumissa: laskutus, kuittien tallennus ja kulujen seuranta. Raskaita raportointiominaisuuksia ei välttämättä tarvita.

Osakeyhtiön kirjanpito tehdään kahdenkertaisena ja suoriteperusteisena, mikä asettaa ohjelmistolle enemmän vaatimuksia: tiliöinnit, pääkirja, tase ja tuloslaskelma pitää saada ulos selkeästi. Jos yrityksessä on myös työntekijöitä, palkanlaskennan yhteensopivuus kannattaa tarkistaa etukäteen.

Merkuri toimii molemmissa tilanteissa, mutta erityisen hyvin silloin, kun haluat pitää arjen laskutuksen ja kuluseurannan yksinkertaisena yritysmuodosta riippumatta, ja jättää raskaammat raportit kirjanpitäjän hoidettavaksi.

Kuukausihinta on vain osa kokonaiskustannusta. Näihin kannattaa kiinnittää huomiota ennen valintaa:

• Piilokustannukset. Osa toimittajista veloittaa erikseen tuesta, päivityksistä tai jopa saman laskun eri vaiheista, esimerkiksi erikseen vastaanotosta ja erikseen maksamisesta. Selvitä etukäteen, mitä kuukausihintaan oikeasti sisältyy ja mitkä toimenpiteet lasketaan tositteiksi.
• Irtisanomisehdot. Jos haluat vaihtaa ohjelmistoa myöhemmin, irtisanomisajan pitää olla kohtuullinen.
• Tietojen omistajuus. Yrityksesi tiedot ovat sinun, ei ohjelmistotoimittajan. Varmista, että voit ladata omat tietosi ulos järjestelmästä, jos päätät vaihtaa palvelua.

Nämä eivät ole vain pieniä yksityiskohtia, vaan asioita, jotka vaikuttavat siihen, kuinka helppoa yrityksen kasvattaminen tai ohjelmiston vaihtaminen on tulevaisuudessa. Katso tarkempi hinnoittelun vertailu ja laskuesimerkit [tästä artikkelista].

Kun vertailet eri ohjelmistoja, kannattaa katsoa pintaa syvemmälle. Hinta kertoo vain osan totuudesta, koska halvimmalta näyttävä ohjelmisto voi maksaa lopulta enemmän menetettynä aikana.

Vertaa näitä ominaisuuksia:

• Kuinka monessa klikkauksessa lasku lähtee asiakkaalle. Tämä paljastaa nopeasti, onko ohjelmisto oikeasti suunniteltu arjen käyttöön vai vaatiiko se useita välivaiheita jokaisella kerralla.
• Pääseekö ohjelmiston käyttöön ilman erillistä koulutusta tai käyttöönottoprojektia. Jos käyttöönotto vaatii viikkojen perehdytyksen, se kertoo jotain myös arjen käytöstä myöhemmin.
• Näytetäänkö raportit ymmärrettävässä muodossa. Osa ohjelmistoista näyttää tuloslaskelman ja taseen suoraan kirjanpidon termein, kun taas toiset kääntävät luvut sellaiseen muotoon, jonka ymmärtää ilman kirjanpitotaustaa.
• Onko tarjolla ilmainen kokeilujakso. Tämä on paras tapa testata, tuntuuko ohjelmisto oikeasti sujuvalta omassa arjessa, ennen kuin sitoudut mihinkään.

Merkuri on pienyritykselle suunniteltu kirjanpito-ohjelmisto, jossa yrittäjä ja kirjanpitäjä työskentelevät saman ajantasaisen aineiston parissa. Voit lähettää laskun asiakkaalle muutamassa minuutissa, ja näet yrityksesi talouden tilanteen reaaliaikaisesti, ilman kuukauden lopun odottelua.

Kuluseuranta toimii automaattisesti taustalla, joten sinun ei tarvitse koota tositteita erikseen kuukauden lopussa. Samalla kirjanpitäjäsi näkee ajantasaisen aineiston suoraan, mikä nopeuttaa yhteistyötä ja vähentää edestakaista viestittelyä.

Merkuri toimii yhtä hyvin puhelimella kuin tietokoneella, joten voit hoitaa laskutuksen ja kuluseurannan myös liikkeellä ollessasi. Irtisanomisaika on vain yksi kuukausi, ja tiedot pysyvät aina omina, jos päätät joskus vaihtaa palvelua.

Paras kirjanpito-ohjelmisto pienyritykselle on sellainen, jota käytät oikeasti joka viikko, ei vain kuukauden lopussa pakon edessä. Yritysmuoto vaikuttaa siihen, mitä ominaisuuksia tarvitset, mutta helppo laskutus, selkeä kuluseuranta, ajantasainen aineisto ilman erillistä kasaamista ja saumaton yhteistyö kirjanpitäjän kanssa ratkaisevat lopulta enemmän kuin ominaisuuslistan pituus.